「フリーアドレスオフィス」という制度を聞いたことありませんか？従来の形態である社員１人１人に固定化された席が設けられるオフィスクではなく、空いている席やオープンスペースを社員１人１人が自由に使うオフィス形態のことを指します。でも、実際にどんなメリットがあるのか分からないという方もいるでしょう。また、全ての企業が取り入れるべき制度なのか？という疑問もあるかと思います。今回はフリーアドレスオフィスとそのメリット、導入における注意点を詳しくご紹介します。
フリーアドレスオフィスとは？導入するメリットとデメリット
1.フリーアドレスオフィスとは
オフィス内の自由な場所で働けるのが魅力！
「フリーアドレス」は働き方の多様化が広まる現代に合わせて、個人が働きやすく、また、企業が成果を最大化させるという目的があります。
IT企業やベンチャー企業を中心に、フリーアドレスオフィスの導入を進める企業は増加傾向。
そんな注目を集めているフリーアドレスとは何なのか？を解説します！
【フリーアドレスは日本で生まれた制度】
フリーアドレスオフィスは、元々はスペース確保のために日本で考案された制度です。
アメリカなどと比較して、日本ではオフィス使用できるスペースが限られています。
そこで、外回りや出張などで外出している社員の席を有効活用すれば、オフィススペースを節約できると考案されました。
◆フリーアドレスオフィスの仕組み
従来のオフィスのように社員１人１人が固定化された席を設けずに、社員自ら空いている席やオープンスペースを自由に選んで仕事をします。
コワーキングスペースのように、机と椅子、インターネットのみが用意されている環境と同じですね。
必要な書類はクラウド上で管理するか、個人用ロッカーや共用キャビネット内に保管します。
2.フリーアドレスオフィスのメリット
デスク固定では起こりえなかった刺激がいっぱい♪
スペースの節約
冒頭でもご紹介しましたが、全員分の固定席を用意する必要が無くなるので、オフィススペースの節約ができます。
オフィス移動やスペース拡張せずとも従業員を増やせる余地が増えるので、企業にとって大きなメリットになります。
コミュニケーションの活発化
フリーアドレスは社員同士のコミュニケーションを活発化させる側面もあります。
自由に席を選べるので、固定席では起こり得なかった〝他部署の人と隣同士で仕事する〟機会が増えます。
フリーアドレス化することで自然とコミュニケーションの機会が増え、部署間を跨いだコミュニケーションなども活性化されるのです。
危機管理能力のアップ
セキュリティ面の問題が改善される効果があります。
固定席だと机の上に、ついつい重要な書類や資料を置いていったりしていませんか？
本来はいけないことですが、暗黙の了解で許容されてしまいがちなポイントですよね。
フリーアドレスオフィスでは自分専用の席ではないため〝机の上を綺麗にして帰宅〟する必要があります。
社員各自の管理が重要になるので、セキュリティ面での意識強化に繋がります。
気分転換になる
毎回異なる席で仕事ができること、他部署との交流が自然に生まれることで、日々のマンネリ感を防ぎ、頭のリフレッシュをしやすい環境が作れます。
例えば、タスク毎に異なる環境下で仕事をすることで、頭を切り替えるなどは、上手い活用方法と言えるでしょう。
3.フリーアドレスオフィスのデメリット
自分だけの場所では無くなるのが難点!?
▼初期投資がかかる
フリースアドレスはスペースの節約になりますが、それなりの初期投資が掛かります。
ネットワークのワイヤレス化、有線LANの配備、個人ロッカーやキャビネットの完備など、必要なものは少なくありません。
▼勤怠管理しづらい
席が固定化されていれば、従業員が席を長時間離れていることに気づけます。
しかし、フリーアドレスオフィスでは〝誰がどこで働いているのか？〟の把握が難しくなります。
上司や同僚の目を欺こうとする従業員が出て来る可能性も潜んでいるため(笑)従来の勤怠管理が通用しない事態が発生するケースも。
▼結局固定席になることも？
せっかくフリーアドレスを導入しても、結局固定席のときと同じように、同じ部署の人間同士で固まる事態が発生するケースがあります。
チームでプロジェクトを進めている場合は、常に進捗を確認したり、情報股間を密に行ったりする必要がある場合に頻発する恐れが…。
スペースの流動性が損なわれ、フリーアドレス制が機能しなくなる可能性もあります。
4.フリーアドレスオフィス導入における注意点
従業員や企業にもメリットが多いのですが、自社に必要なのかの判断は必要
フリーアドレスオフィスにはメリットもデメリットもあるので、安易な導入には注意しなくてはいけません。
流行りに乗るような形で導入すると痛い目にあることもあります。
①フリーアドレスが向いているかチェックする
まず自社の形態がフリーアドレスオフィスに向いているかどうかをチェックしましょう。
チームで仕事する場合が多かったり、オフィスで働く人の割合が多かったりする場合は、一度考え直した方が良いです。
②社内全てを画一的にフリーアドレス化はできない
また相対的に見て、外回りや出張でオフィスにいない人が多い企業の場合でも、総務や経理などオフィスで働く人もいるはず。
そういった職種の方たちは、固定化された席のほうが仕事を効率的に行われるケースが多いのです。
そのため、オフィス全てをフリーアドレス化するのではなく、効率的に機能しそうな部署に限るという使い方をしましょう。
フリーアドレスオフィスとは？導入するメリットとデメリットのまとめ
- 1.フリーアドレスは日本発祥のシステム
- 2.フリーアドレスはスペースの有効活用などメリット多数
- 3.デメリットの考慮した上で導入を検討しよう！
ライター後記
フリーアドレスオフィスにはメリットとデメリットの両方があり、全ての企業や全ての業種に適用可能という訳では無いようですね。
安易に流行に流されず、自社に必要かどうかをしっかり見極める必要があります。
まずは部署単位で小さく始めてみるのが良いでしょう。
こーへー
フリーアドレスは刺激的でメリットもあるが、デメリットもあります！
千葉在住の駆け出しライターです。個人的には暇なときにバスケットボールをして、汗を流すのが一番の健康方法だと日々感じています。皆様に役立つコンテンツを配信できるよう日々精進いたします！
